Lễ tốt nghiệp là sự kiện quan trọng, quy tụ hàng trăm đến hàng nghìn phụ huynh, sinh viên và khách mời. Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ, an toàn và chuyên nghiệp, nhà trường cần xây dựng phương án an ninh bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa ban tổ chức và đội ngũ bảo vệ. Dưới đây là các bước thiết lập và triển khai chi tiết.
1. Khảo sát và đánh giá rủi ro
- Xác định quy mô sự kiện: Số lượng khách mời, khu vực sân khấu, khu vực ngồi dành cho đại biểu và khán giả, lối vào chính – phụ.
- Phân tích nguy cơ:
- Đám đông tập trung gây chen lấn, ngã đổ.
- Nguy cơ cháy nổ do thiết bị âm thanh, ánh sáng.
- Trộm cắp trang sức, điện thoại của khách mời.
- Lập bản đồ an ninh: Đánh dấu điểm đặt chốt bảo vệ, camera, bình chữa cháy, lối thoát hiểm và trạm y tế tạm thời.
2. Phân công nhân sự và trang thiết bị
- Đội hình bảo vệ:
- Chốt cửa ra vào: Kiểm soát vé mời, túi xách, không để chất cấm.
- Tuần tra quanh khu vực ghế ngồi: Đảm bảo không có chen lấn, hỗ trợ người già, trẻ em.
- Giám sát sân khấu: Bảo vệ không để người không phận sự lên sân khấu.
- Đội ứng phó nhanh: Sẵn sàng xử lý bất thường, phối hợp y tế khi cần.
- Thiết bị cần thiết: Bộ đàm, gậy an ninh, bình chữa cháy mini, đèn pin, loa cầm tay, thiết bị camera di động.
- Đồng phục và nhận diện: Đồng phục gọn gàng, thẻ đeo, phù hiệu công ty rõ ràng.
3. Công nghệ hỗ trợ giám sát
- Camera cố định & di động:
- Cố định tại sân khấu, lối vào, khu vực VIP và khu vực khán đài.
- Di động theo đội ứng phó nhanh để ghi hình, truyền trực tiếp về trung tâm.
- Phần mềm quản lý sự kiện: Theo dõi vị trí nhân viên qua GPS, nhận cảnh báo từ cảm biến khói, cảm biến nhiệt.
- Liên kết dịch vụ chuyên nghiệp: Áp dụng giải pháp từ dịch vụ bảo vệ sự kiện của Kians Security để đảm bảo công nghệ và nhân sự đồng bộ, chuyên nghiệp.
4. Quy trình phản ứng khẩn cấp
- Kích hoạt báo động
- Khi phát hiện xâm nhập, cháy nổ hay hỗn loạn, nhân viên chốt báo động qua bộ đàm và nền tảng quản lý.
- Còi báo và đèn strobe khẩn cấp được kích hoạt.
- Tập trung sơ tán
- Đội tuần tra hướng dẫn khách di chuyển theo lối thoát hiểm đã khảo sát trước.
- Nhân viên hỗ trợ người già, trẻ em và khách khuyết tật.
- Liên hệ y tế và cơ quan chức năng
- Gọi ngay đội y tế tạm thời tại sân hoặc xe cấp cứu ngoài cổng.
- Thông báo công an địa phương nếu tình huống nghiêm trọng.
- Ghi nhận và báo cáo
- Ghi log thời gian, vị trí và mô tả sự cố.
- Thu thập hình ảnh, video làm tư liệu rút kinh nghiệm.
5. Diễn tập trước ngày lễ
- Dry run toàn bộ kịch bản: Khoảng 1–2 giờ trước giờ khai mạc, đội bảo vệ chạy thử kịch bản phản ứng cháy, đám đông hỗn loạn, xâm nhập.
- Kiểm tra thiết bị: Máy bộ đàm, camera di động, bình chữa cháy, đèn exit-led.
- Điều chỉnh: Căn cứ kết quả diễn tập, điều chỉnh vị trí chốt, lối thoát và tăng quân số ở “điểm nóng”.
6. Đào tạo và hướng dẫn khách tham dự
- Hướng dẫn ngắn: Đặt bảng chỉ dẫn lối thoát hiểm tại các dãy ghế, phát tờ rơi thông tin an toàn.
- Thuyết trình ngắn: MC nhắc qua quy trình sơ tán trong trường hợp khẩn cấp.
- Lực lượng hỗ trợ: Tình nguyện viên hoặc giảng viên chỉ dẫn người lớn tuổi và học sinh nhỏ.
- Xem ngay bảng giá dịch vụ bảo vệ
7. Rút kinh nghiệm và cải tiến
- Debriefing ngay sau lễ: Gặp gỡ ban tổ chức, đội bảo vệ để phân tích tình huống phát sinh và biện pháp khắc phục.
- Cập nhật checklist: Điều chỉnh quy trình, tăng cường thiết bị hoặc nhân lực nếu cần.
- Báo cáo tổng kết: Viết báo cáo gửi lãnh đạo trường và hội đồng sinh viên